Quando il Documento Originale rimane in Analogico.

Con l'art 23 ter del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) al comma 3 si era prevista la conservazione dei documenti in formato digitale con l'eliminazione, quindi, del supporto cartaceo.

Più esattamente, il comma 3 dell’articolo 23 ter CAD, dispone che “le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico”.

Con ciò si è inteso dare una spinta alla riduzione del volume degli archivi cartacei facendo confluire tutta la documentazione (o quasi tutta come vedremo poco oltre) nel formato digitale. Eseguita la trasformazione da analogico a digitale la P.A. avrebbe dovuto distruggere l'originale del documento analogico, secondo il dettato dell’art. 4 della deliberazione CNIPA n. 11/2004.

Lo stesso Codice dell'Amministrazione Digitale, tuttavia, aveva riservata un'area di "tutela" dell'originale analogico, area da specificarsi ed individuarsi con successivo decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, laddove l'art. 22 comma 5 e 6 del CAD recita:

5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unici permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.  

L'attesa di tale decreto aveva obbligato le amministrazioni a soprassedere sulla distruzione dell'originale analogico.

In applicazione e recepimento delle indicazioni del comma 5 su indicato, è stato di recente pubblicato in G.U. il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 21 marzo 2013 dal lunghissimo titolo "Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformita' all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni".

Di conseguenza e, anzi, per chiaro dettato legislativo, "viene meno per le pubbliche amministrazioni l'obbligo previsto dall'art. 22, comma 6 del decreto legislativo n. 82 del 2005 della conservazione dei documenti originali analogici". Potranno finalmente partire programmi di Conservazione Sostitutiva della documentazione con nomina del Responsabile della Conservazione per liberare le amministrazioni di una ingente mole di carta. Ciò potrebbe portare a delle nuove forme di outsourcing (spending review permettendo).

Ma andiamo oltre.

Il cortissimo decreto presidenziale (un unico articolo) rimanda l'identificazione delle categorie di originali da conservarsi in analogico all'allegato A; questo contenente una tabella illustrativa e schematica di quali documenti originali analogici debbano rimanere un tale stato. A titolo di cronaca segnalo che fra i documenti per i quali dovrà rimanere l'originale analogico, oltre ad atti rilevantissimi come gli atti normativi (decreti ministeriali, dirigenziali) o atti degli uffici consolari, certificazioni ministeriali, atti soggetti al segreto di Stato ecc, (sono solo degli esempi), vi sono gli atti notarili e gli "atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi".

Gli archivi dei Tribunali d'Italia, dunque, continueranno ad essere quelli che conosciamo. Le sentenze rimarranno conservate in originale analogico, così come ogni provvedimento della magistratura. Se è evidente l'importanza di mantenere in cartaceo tali documenti, meno chiaro è il motivo per cui si faccia riferimento genericamente agli atti processuali, dove non si fa distinzione fra civile o penale, lasciando intendere, in fin dei conti, che l'archivio di un tribunale, sia civile che penale, rimarrà come oggi lo conosciamo.

Non solo, a sancire il concetto secondo il quale quanto previsto dal CAD sia solamente un "consiglio" o un generico invito, più che una disposizione cogente, interviene il comma 3 dell'articolo unico che recita "Resta ferma la facolta' per le pubbliche amministrazioni di conservare in originale analogico unico documenti diversi da quelli oggetto del presente decreto".

La norma offre alle varie Pubbliche Amministrazioni la possibilità di decidere con proprio regolamento o delibera la trattenuta in formato analogico di originali anche diversi da quelli indicati, appunto, dall'Allegato A.

Ogni ente dovrà necessariamente determinare con un proprio atto di indirizzo (e appunto faccio riferimento ad un regolamento) quali originali dovranno o potranno rimanere in formato analogico. Non potrà, invece, essere deciso in autonomia il sistema di conservazione sostitutiva, una volta decisa quella strada, dovendosi, in tal caso, applicare le regole tecniche già emanate.