Scrivere del testo dentro un PDF, come si fa?

Con il Processo Civile Telematico dobbiamo quotidianamente fare i conti con i documenti digitali e in quale formato se non in quello oramai universale, presente in ogni macchina da ufficio, comprese le fotocopiatrici scanner, vale a dire il PDF. Questo “Documento in Formato Portabile” (Portable Document Format) è stato creato dalla Adobe System nel 1993, la quale è sempre da ringraziare per aver fatto questo “regalo” al mondo digitale e creato le basi per condividere documenti di testo semplici o complessi che siano, in formato solo testo in bianco e nero, a colori, con immagini, tabelle ecc.

Il PDF è un formato aperto (esente da royalties) e numerose software house hanno creato programmi per scrivere e gestire documenti in tale formato. Ogni PC sicuramente ha installato il lettore della Acrobat, l'Acrobat Reader. E' il più diffuso lettore in assoluto e, oltretutto, gratuito.

Qui non parlo di come creare il .pdf ma di come leggerlo, gestirlo e modificarlo.

 

Lo segnalo per quelli che finora non se ne erano accorti, ma di recente Acrobat Reader è diventato molto più sofisticato e permette di gestire il documento in modo molto più efficace di prima.

Appartiene, ormai, al passato quel retaggio che voleva un file .pdf del tutto statico, che si poteva solo leggere e che dava una sensazione molto lontana dalla lettura di un documento in formato cartaceo, libero quest'ultimo di essere sottolineato, annotato, barrato, cancellato, completato, ecc.

 

La novità è che con la Versione XI di Acrobat si può fare tutto questo. Alcuni altri programmi avevano nel passato creato funzionalità per gestire in modo pieno un documento pdf ma ora le modifiche sono diventate uno standard e diventano condivisibili con tutti i nostri partner.

 

Lo scopo perseguito con le ultime modifiche è quello di creare una nuova esperienza di utilizzo del documento, realistica e friendly, non solo per i file in formato testo (dove si può selezionare il testo) ma anche quelli in formato immagine, con l'utilizzo degli strumenti grafici, denominati “marcature grafiche”.

 

 

Sottolineare, appuntare, annotare.

Aprendo la barra laterale di Acrobat Reader denominata “Commento” si potrà sottolineare, barrare o evidenziare facilmente il testo (per di più con diversi colori) riprendendo l'atteggiamento tipico dello studio di un documento cartaceo. Se fatto con un tablet, poi, il gesto con la mano diventa più fluido che mai (mentre sfido chiunque a tirare con il mouse una riga dritta). Se il pdf è in formato testo allora non c'è bisogno di stare attenti e basterà evidenziare le parole da sottolineare selezionandole con il mouse.

Per il formato grafico, sempre per andare dritti, invece che usare lo strumento “matita” (con il quale si può disegnare a mano libera qualunque altra cosa) si può selezionare la riga e trascinando il mouse da una parte all'altra della riga di testo potremmo ottenere una sottolineatura perfetta.

 

Si potranno, poi, inserire delle grosse frecce colorate per indicare una parte del documento che ci interessa porre all'attenzione, e fare altre cose ancora.

 

Ogni nuovo elemento inserito (sottolineatura, evidenziazione, elemento grafico) viene registrato in un elenco/registro delle modifiche e ognuna potrà essere ripresa, cancellata o modificata molto facilmente con un valore aggiunto notevole rispetto al documento cartaceo.

 

Il programma contiene altri strumenti come i vistosi timbri con scritte come ad esempio “approvato”, “revisionato da Tizio il giorno X” , la possibilità di inserire note in un punto specificato del testo che potranno essere aperte con un click, la possibilità di allegare un file al documento o, addirittura di registrare una nota vocale.

 

 

Annotare, compilare.

Qualche altra chicca. E' mai capitato di ricevere via mail un modulo d'ordine o una dichiarazione (ad esempio della pubblica amministrazione) in formato PDF, da compilare e da restituire? Ovviamente si, ed il vecchio sistema era quello di stampare il modulo ricevuto, compilarlo in ogni sua parte e poi rispedirlo o via posta oppure passarlo allo scanner e inviarlo via e-mail.

Con la versione XI di Acrobat Reader si potrà compilare il modulo direttamente sul PDF scrivendoci sopra come se il testo fosse aggiunto con una vecchia macchina da scrivere. Basterà selezionare la “T” di “aggiungi commento testo”, posizionarla dentro la casella da compilare e scrivere. Una volta finito di compilare il file, lo stesso andrà salvato per mantenere le modifiche. Anche qui, ogni nuovo elemento inserito potrà essere modificato ed eliminato.

 

Tutte le modifiche/annotazioni che saranno apportate al PDF saranno leggibili da qualsiasi altro programma (ovviamente che supporti l'integrale standard PDF) e seguono il documento, nel senso che vengono incorporate e non salvate a parte.

 

Altri programmi, sempre gratuiti, svolgono sostanzialmente le funzioni sopra descritte e solo per allargare il campo cito Nuance PDF Reader e PDF-Xchange Viewer. Sono programmi ottimi e testati ma solo un paio di esempi di programmi concorrenti di Adobe Reader,  e si può immaginare quanti altri ne esistano. Cito una funzione che mi sembra essere unica di PDF-Xchange Viewer ed è la possibilità di inserire delle misurazioni, utili per geometri, ingegneri ed architetti. Il programma calcola, in scala, direttamente la misura.

 

 

Firmare il Documento.

Un file .pdf lo possiamo firmare con firma digitale, importando il relativo certificato in Acrobat Reader, senza passare per appositi programmi di firma. Tale firma è senz'altro efficace ma per l'uso nel PCT è opportuno, tuttavia, sincerarsi che il programma utilizzato apponga correttamente la firma secondo i canoni PADES (che non per niente significa PDF Advanced Electronic Signatures).

Sicuramente Acrobat Reader è un programma adatto al PCT. Possiamo leggere nel sito ufficiale di Acrobat che “le firme create con le opzioni Certifica o Firma con certificato sono conformi agli standard di protezione dei dati specificati da European Telecommunications Standards Institute (ETSI). Inoltre, entrambi i tipi di firme sono conformi allo standard PAdES (PDF Advanced Electronic Signature). Acrobat e Reader forniscono un’opzione per cambiare il formato di firma predefinito in un formato CAdES. Questa opzione è conforme alla Sezione 3 dello standard PAdES. La funzionalità relativa alla marca temporale e il supporto nativo per la convalida a lungo termine delle firme (introdotte in Acrobat 9.1) sono conformi alla Sezione 4 dello standard PAdES. Il formato di firma predefinito, se impostato di conseguenza, è conforme alla Sezione 2 dello standard PAdES. È possibile modificare il metodo di firma predefinito o il formato nel pannello Firme della finestra di dialogo Preferenze. In Creazione e aspetto, fare clic su Altro”.

 

 

Aggiungere o eliminare parti di testo.

Ulteriori possibilità di gestione del PDF vengono dati da programmi a pagamento (cd commerciali), comprese le versioni più avanzate di Acrobat. Cosa altro si può fare con questi programmi?

Molte altre cose come aggiungere un foglio, vale a dire unire due documenti .pdf in un unico documento. Oppure, al contrario, separare delle pagine. Inserire un foglio non in calce ma in mezzo, fra un foglio e l'altro così pure togliere una pagina fra le tante del documento. Tutto direttamente in .pdf senza passare per programmi di videoscrittura.

Oppure trasformare un testo scritto ma salvato in formato grafico nuovamente in un formato testo, dandoci la possibilità elaborarlo e trattarlo in modo più libero, utilizzando la tecnologia OCR (optical character recognition).

 

 

Per concludere, il documento digitale in formato pdf ormai si può leggere e studiare riprendendo i vecchi metodi dell'evidenziatore e della matita. Gli studenti potranno passarsi gli appunti con tutte le annotazioni anche in formato digitale. Altro tassello per l'evoluzione dell'approccio al documento.