Lavorare in digitale: un nuovo modo di pensare.

La scrivania è sempre stata il “luogo di lavoro” del professionista. Da diverso tempo penso che la trasformazione dell'era digitale in ufficio consista nel passare “dalla scrivania al desktop”.

Ma come si mette in pratica una affermazione del genere? Si sa, fra il dire ed il fare …

 

Proviamo ad esaminare alcuni strumenti necessari al lavoro digitale e al necessario cambiamento dei vecchi comportamenti.

 

Prima di cominciare … un breve sguardo al futuro.

Come potrebbe diventare il lavoro professionale trasformato dalla rivoluzione digitale?

Partiamo dalla scrivania che scompare per essere sostituita dal desktop (dove intendo l'uso della parola che ne ha fatto MS Windows), vale a dire “desk” (scrivania) e “top” (in cima). O si potrebbe dire anche dalla scrivania al monitor.

Il monitor diventa il nuovo spazio dove “lavorare” i propri documenti. La carta, anche, scompare.

Elaborando il concetto e portandolo agli estremi, in realtà, scompare l'ufficio, lo studio.

Proviamo a pensarci.

La carta non c'è più. Quindi, niente faldoni, classificatori, porta-fascicoli, stanza archivio. Se tutto fosse in digitale sparirebbe anche la fotocopiatrice, il fax, la stampante. Lo studio dei fascicolo avviene direttamente tramite terminale (PC – tablet, ecc.). La consultazione della giurisprudenza già avviene in questo modo – nessuno più ricorre alle ampie raccolte di giurisprudenza cartacee che riempiono intere stanze. Cerco parole e sinonimi nel dizionario on-line. Studio testi direttamente in rete o nel file salvato nell'ebook reader. Nessuna necessità di recarsi in ufficio ogni mattina. Il cliente si può incontrare in una seduta di video-chiamata, che può essere a due, tre, o più persone. Per l'avvocato le udienze si potrebbero effettuare con lo stesso metodo del collegamento video.

In sostanza usi e abitudini che vanno in soffitta e nuovi comportamenti che diventeranno prassi.

 

Ma, ancora, cosa significa tutto ciò volendo entrare nel pratico?

Alcuni spunti, una panoramica certo non completa.

 

Allarghiamo gli spazi: ci si deve procurare uno o più monitor grandi, molto grandi!

Lavorare sulla vecchia scrivania permetteva di tenere molte cose sotto gli occhi. La pila dei fascicoli in scadenza, un paio di sentenze da esaminare. L'agenda sempre aperta, ecc.

Si poteva lavorare scrivendo un testo con aperto un codice commentato su un determinato articolo, una sentenza da cui prendere spunto e gli atti del fascicolo sparsi tutto intorno.

Come si potrà fare tutto ciò con il documento digitale se sto lavorando con un laptop, oppure con un PC che ha un monitor da 15 pollici, dove appena riesco a tenere aperta metà della pagina (A4 virtuale) del documento che sto scrivendo?

E' evidente che la mia scrivania è il monitor e che non può essere piccolo, troppo piccolo.

Ecco allora che in un monitor di almeno 22 o 24 pollici si potrà tenere aperto il programma di videoscrittura e in contemporanea un'altra finestra aperta e visibile dove prendere del testo (una sentenza in .pdf?) per dei copia-incolla o da ricopiare o consultare. E' solo un esempio. Molte altre cose possono farsi più comodamente con più spazio a disposizione. Come si potrebbe lavorare in una scrivania dove ci sta solamente una cartella?

 

 

Attenzione particolare alla conservazione e collocazione dei testi e documenti.

Dividiamo queste due necessarie attenzioni e affrontiamo per prima la questione della conservazione dei dati.

Una settimana fa mi è partito il notebook dove usualmente lavoro. Partito significa che ho dovuto riformattarlo da zero. Tutto andato … fumato.

Non sono andato in panico perché ho un hard disk esterno dove frequentemente salvo tutti i miei documenti (e non solo: nel backup, all'intera cartella documenti aggiungo il database delle email e poco altro ancora). Ho perso un paio di giorni a reinstallare tutti i programmi e a configurarli ma alla fine non avevo perso quasi nulla.

Ben si capisce che se tutto viene spostato nel digitale, se ogni documento, informativa, appunto viene salvato solo sul PC che si usa per lavorare un eventuale crack o cancellazione dei dati porterebbe ad una situazione simile a quella di un incendio o di un disastroso terremoto in uno studio/ufficio cartaceo.

Con una differenza enorme: a livello statistico l'incidenza di un terremoto o di un incendio dello studio è una probabilità veramente infinitesimale mentre rientra nella normalità che il computer vada in tilt. E' frequente che un computer subisca un cedimento definitivo. Vogliamo ignorare un dato come questo?

E', pertanto, necessario intraprendere una nuova linea difensiva: il backup dei dati va fatto e frequentemente. Cosa serve allo scopo?

Una struttura hardware dove depositare i dati; può essere un semplice hard disk con uscita USB oppure un server se si lavora in rete (il quale a sua volta avrà bisogno di una unità di ricovero dati). Potrebbe essere anche un supporto ottico (CD – DVD). Perfetto e di moda è il ricorrere ad un NAS (da Wikipedia: “un Network Attached Storage (NAS) è un dispositivo collegato ad una rete di computer la cui funzione è quella di condividere tra gli utenti della rete una memoria di massa, in pratica costituita da uno o più dischi rigidi”) magari con tecnologia ridondante (RAID).

L'importante è salvare i dati in modo continuo e affidabile. Non solo i testi ma qualunque dato che sia rilevante per la nostra attività e prima accennavo appositamente al salvataggio delle e-mail.

In secondo luogo è necessario un programma che aiuti nel salvataggio dei dati e di questi se ne trovano anche di gratuiti e ottimi nel funzionamento. Fra questi gratuiti ne cito soltanto uno – FreeFileSync, con licenza GNU – solamente perché lo uso e mi trovo benissimo.

 

E passiamo al tema della collocazione ed organizzazione dei documenti.

Le cartelle, o directory, del computer (o del sistema NAS) diventano non solo la nostra scrivania (per la quale - quella materiale - a suo tempo abbiamo inconsciamente deciso in che modo organizzare in pile di fascicoli il deposito temporaneo degli stessi) ma diventano l'archivio definitivo, temporaneo e non, di tutti i nostri documenti. Va a sostituire il classificatore e la stanza archivio. Se cerchiamo un fascicolo come si fa? I documenti vanno organizzati e ognuno sarà chiamato ad adottare un criterio logico.

Da molti anni ho insistito, ad esempio, perché le persone che collaboravano con me salvassero i file con un criterio sempre uguale: nome cliente-nome controparte-tipo atto. Ho notato una difficoltà estrema a recepire una cosa tanto banale. Nessuno (o pochi) si ricordavano del criterio quando era ora di salvare il file di testo. Come possiamo pensare ad organizzare una grande mole di dati con questa insufficiente attenzione? Il criterio adottato va seguito pedissequamente da tutti gli appartenenti allo studio o collaboratori.

Così precisi e attenti ad organizzare il fascicolo cartaceo e poi così disattenti quando quel fascicolo diventa digitale. Tanto ci pensa il computer: si fa fare un ricerca e si trova istantaneamente. Certo, vorrei rispondere, almeno se si è utilizzato un criterio logico nel descrivere il file che si è creato.

Con 1000 file pdf salvati nel PC in un ammasso globale di visure camerali, sentenze, documenti inviati dal cliente, vogliamo proprio andarli a vedere uno ad uno per capire se troviamo il documento cercato?

Quindi, banale suggerimento: è opportuno usare le cartelle (directory). La cartella diventa il classificatore ed il fascicolo. Possiamo creare il classificatore del cliente (cartella) e all'interno creare vari fascicoli (altra cartella) dove depositare in modo ordinato i vari files appartenenti a quella singola pratica. E' solo uno dei modi.

Esistono dei programmi gestionali che aiutano nel creare i documenti e a gestirne la collocazione. Esistono, inoltre, programmi di “gestione documentale” anche molto complessi ed affidabili che diventano quasi necessari in studi con una grossa mole di documenti. Si trovano ottimi programmi di gestione documentale anche open source. Si tratta, va detto, di programmi difficilmente gestibili in autonomia perché complessi e deve anche prendersi preventivamente atto che nell'uso si deve perdere un po' di tempo nel salvataggio di ogni documento per attribuirgli degli attribuiti specifici, dei tags, che aiuteranno un domani nella ricerca. Strumento principe open source è il programma “Alfresco” mentre uno storico programma commerciale ma dal costo contenuto è Paperport della Nuance. Moltissimi altri se ne possono trovare in rete cercando con le parole chiave “gestione documentale”.

 

 

Per il momento mi fermo qui. Come si vede da questi brevi appunti, molti studi sono sostanzialmente impreparati ad affrontare l'epoca telematica che a spron battuto avanza. Si deve utilizzare un criterio per ogni cosa. La novità è che i vecchi criteri li abbiamo visti adottati (dai nostri formatori) e ne abbiamo assorbito le modalità di funzionamento e la logica. Qui è tutto nuovo e siamo i pionieri. Ognuno dovrà confrontarsi e ragionare per acquisire delle modalità, le più funzionali possibili, per affrontare il nuovo modo di lavorare.